Trước khi gọi điện cho bất kỳ đơn vị dịch vụ nào, có bốn thông tin tra được một mình, không cần hỏi ai, mất khoảng nửa giờ. Nửa giờ đó loại bớt phần lớn những nơi không đáng mất thời gian, và quan trọng hơn: nó cho bạn thế chủ động ngay từ cuộc gọi đầu tiên.
Một: tên pháp nhân, không phải tên thương hiệu
Đây là thứ đầu tiên và cũng là thứ hay bị lẫn nhất.
Tên thương hiệu là cái hiện trên biển hiệu, trên trang web, trên quảng cáo. Nó có thể đẹp, có thể nghe quốc tế, và có thể không thuộc về ai cả.
Tên pháp nhân là tên đăng ký của tổ chức sẽ ký hợp đồng với bạn — kèm mã số doanh nghiệp hoặc mã số đăng ký hoạt động.
Cách lấy: tìm trên trang web, trong phần chân trang hoặc mục giới thiệu; xem hoá đơn mẫu nếu có; hoặc hỏi thẳng qua tin nhắn: "Cho tôi xin tên pháp nhân đầy đủ và mã số đăng ký để tra."
Đây cũng là phép thử đầu tiên: nơi làm ăn ngay ngắn trả lời câu này trong vài phút. Nơi vòng vo, đổi chủ đề, hoặc hỏi ngược lại "anh chị hỏi để làm gì" là đã cho bạn một thông tin có giá trị.
Hai: đơn vị đó đăng ký hoạt động ngành gì
Có tên pháp nhân rồi thì tra được ngành nghề đăng ký.
Ba điều cần đối chiếu:
Tổ chức có tồn tại trên hệ thống đăng ký không, và thông tin có khớp với những gì họ nói không.
Ngành nghề đăng ký có bao gồm việc họ đang chào bán không. Một đơn vị đăng ký ngành du lịch mà chào dịch vụ pháp lý là điều bạn nên hỏi cho rõ.
Một số việc chỉ người có chức danh hoặc tổ chức được cấp phép riêng mới làm được — bài sau trong chuyên mục nói kỹ về phạm vi hành nghề.
Tra ở đâu: cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp của nước nơi đơn vị đăng ký, và cơ quan quản lý ngành nghề tương ứng. Nếu không rõ tra ở đâu, hỏi thẳng đơn vị: "Tổ chức mình đăng ký hoạt động ở cơ quan nào, tôi tra ở đâu được?" — câu trả lời đầy đủ hay né tránh đều là thông tin.
Ba: địa chỉ có thật và có người ở đó
Phần này tốn ít công mà loại được nhiều.
Tra địa chỉ trên bản đồ và xem ảnh đường phố nếu có. Địa chỉ là một toà nhà văn phòng thật hay là một địa chỉ nhà riêng, một hộp thư, một quán cà phê?
Kiểm xem địa chỉ đó có được dùng bởi nhiều tổ chức khác không. Điều này không tự nó xấu — văn phòng chia sẻ là bình thường — nhưng nó nên được biết.
Gọi vào số cố định nếu có, xem ai nghe máy và họ xưng danh thế nào.
Nếu định ký hợp đồng giá trị lớn, tới tận nơi một lần. Với người ở nước ngoài thì nhờ người thân đi thay. Một chuyến đi mười lăm phút cho biết nhiều hơn mười cuộc gọi.
Lưu ý công bằng: làm việc từ xa hoàn toàn không có nghĩa là không đáng tin. Nhiều đơn vị tốt hoạt động trực tuyến. Điều cần là biết rõ mình đang làm việc với ai, chứ không phải yêu cầu họ có văn phòng đẹp.
Bốn: hoạt động được bao lâu và dưới tên nào
Thông tin cuối cùng và là thứ hay bị bỏ qua nhất.
Ngày đăng ký của pháp nhân — tra được cùng lúc với ngành nghề.
Tên đó đã đổi bao nhiêu lần. Đổi tên là chuyện bình thường trong kinh doanh, nhưng đổi liên tục kèm đổi pháp nhân là điều nên hỏi.
Trang web và trang mạng xã hội có từ bao giờ, bài đăng cũ nhất là khi nào. Một thương hiệu nói mình mười năm kinh nghiệm mà dấu vết trực tuyến chỉ có sáu tháng là một chỗ cần hỏi thêm — có thể có lời giải thích hợp lý, nhưng phải hỏi.
Có tên trong các vụ việc hay khiếu nại công khai nào không. Tìm tên pháp nhân kèm từ khoá về khiếu nại, và đọc bằng thái độ thận trọng cả hai chiều: có nơi bị nói xấu oan, cũng có nơi mua bài khen.
Làm gì với bốn thông tin này
Ba cách dùng, và cách thứ ba quan trọng nhất.
Loại sớm. Nếu không tra ra pháp nhân, không có địa chỉ kiểm được, và không ai trả lời câu hỏi đơn giản — thì dừng ở đây, chưa mất gì.
Ghi lại thành một trang. Nếu so sánh vài nơi thì bảng này giúp so bằng dữ kiện thay vì bằng cảm giác về giọng nói của người tư vấn.
Mang câu hỏi vào cuộc gọi đầu tiên. Người đã tra trước hỏi khác hẳn người chưa tra, và bên kia nhận ra ngay. Điều đó thay đổi toàn bộ cách cuộc trao đổi diễn ra — và nó là lợi thế lớn nhất mà nửa giờ này mang lại.
Tôi nên tra gì trước khi liên hệ một đơn vị dịch vụ?
Bốn thứ: tên pháp nhân kèm mã số đăng ký (không phải tên thương hiệu), ngành nghề đăng ký có bao gồm việc họ chào bán không, địa chỉ có thật và có người ở đó không, và đơn vị hoạt động được bao lâu dưới tên nào.
Làm sao biết tên pháp nhân?
Tìm ở chân trang web hoặc mục giới thiệu, xem hoá đơn mẫu, hoặc hỏi thẳng qua tin nhắn. Đây cũng là phép thử: nơi làm ăn ngay ngắn trả lời trong vài phút, nơi vòng vo đã cho bạn một thông tin.
Đơn vị chỉ làm việc từ xa thì có đáng tin không?
Làm việc từ xa không có nghĩa là không đáng tin — nhiều đơn vị tốt hoạt động trực tuyến. Điều cần là biết rõ mình đang làm việc với pháp nhân nào, chứ không phải yêu cầu họ có văn phòng đẹp.
Tra xong rồi thì dùng thông tin đó thế nào?
Loại sớm những nơi không tra ra được gì, ghi lại thành một trang để so sánh bằng dữ kiện, và mang câu hỏi vào cuộc gọi đầu tiên — người đã tra trước hỏi khác hẳn, và bên kia nhận ra ngay.
