Trong bảng khoản mục, cột quan trọng nhất là cột "trả cho ai" — vì ba nhóm người nhận tương ứng với ba bản chất hoàn toàn khác nhau. Một nhóm không ai thương lượng được, một nhóm so sánh được, và chỉ một nhóm là giá của dịch vụ bạn đang mua.
Nhóm một: khoản nộp cho cơ quan nhà nước
Nhóm không thương lượng, và cũng không nên là chỗ so sánh giữa các đơn vị.
Đặc điểm: mức do quy định ấn định, giống nhau với mọi người nộp cùng một loại hồ sơ, và đơn vị dịch vụ chỉ nộp hộ.
Ba điều nên hỏi: khoản này nộp cho cơ quan nào; bạn có nhận được biên lai đứng tên mình không; và nếu hồ sơ bị từ chối thì khoản này có được hoàn theo quy định của cơ quan đó không.
Cách kiểm: mức phí do cơ quan có thẩm quyền công bố. Hỏi họ chỉ cho bạn nguồn công bố, hoặc tự hỏi cơ quan đó. Nếu con số trong báo giá cao hơn mức công bố, phần chênh là phí dịch vụ chứ không phải lệ phí — và nên được ghi riêng ra.
Lưu ý quan trọng: biên lai của cơ quan nhà nước là giấy tờ của bạn. Hãy yêu cầu nhận bản gốc hoặc bản sao ngay khi có.
Nhóm hai: chi phí trả cho bên thứ ba
Nhóm có thể so sánh và đôi khi tự làm được.
Gồm những gì: dịch thuật, công chứng, chứng thực, hợp pháp hoá, chuyển phát, chụp ảnh, khám sức khoẻ nếu hồ sơ yêu cầu, và các khoản tương tự.
Đặc điểm: có giá thị trường, có thể tự tìm nơi làm, và mức chênh giữa các nơi thường không lớn — nhưng số lượng thì có thể chênh nhiều tuỳ cách làm.
Ba câu nên hỏi: khoản này tính theo gì (số trang, số bản, số tài liệu); tôi tự làm được không; và nếu qua bên mình thì có phí quản lý thêm không.
Về việc tự làm: có khoản tự làm được và tiện hơn — chẳng hạn xin giấy tờ ở địa phương nếu có người nhà. Có khoản nên để bên dịch vụ lo vì họ có quy trình sẵn. Chuyên mục tự làm hay thuê của site này nói cách chia.
Nhóm ba: phí dịch vụ
Nhóm duy nhất thật sự là giá của thứ bạn đang mua.
Đây là chỗ để so sánh giữa các đơn vị, và cũng là chỗ duy nhất có thể thương lượng.
Cái tạo ra chênh lệch thường là: phạm vi công việc rộng hay hẹp, mức độ chuyên môn của người thực hiện, mức cam kết về trách nhiệm và hoàn phí, và mức độ chăm sóc trong quá trình.
Ba câu nên hỏi: phí này tương ứng với những đầu việc nào trong phạm vi công việc; có phần nào tôi bỏ ra thì phí giảm không; và nếu hồ sơ đơn giản hơn dự kiến thì phí có điều chỉnh không.
Và một lưu ý về so sánh: phí dịch vụ thấp không tự nó là tốt. Nếu phạm vi hẹp hơn, trách nhiệm ít hơn, hoặc người thực hiện ít kinh nghiệm hơn thì con số thấp là hợp lý chứ không phải ưu đãi.
Vì sao phân nhóm này quyết định cách bạn đàm phán
Ba hệ quả thực tế.
Đừng mặc cả nhóm một. Không ai giảm được lệ phí nhà nước, và một đơn vị nhận giảm nó là điều đáng lo chứ không phải đáng mừng.
Nhóm hai thì tối ưu bằng cách làm, không bằng mặc cả. Giảm số bản dịch không cần thiết, tự xin giấy tờ ở nơi có người nhà, gộp các lần chuyển phát.
Nhóm ba mới là chỗ bàn giá — và bàn bằng cách điều chỉnh phạm vi công việc, chứ không bằng cách xin giảm đơn thuần. "Nếu tôi tự làm phần này thì phí còn bao nhiêu" là câu đàm phán tốt hơn "anh chị bớt cho em".
Ba việc nên làm với chứng từ
Phần nhỏ nhưng bảo vệ bạn nhiều nhất.
Yêu cầu chứng từ riêng cho từng nhóm. Biên lai nhà nước, hoá đơn bên thứ ba, chứng từ phí dịch vụ.
Giữ bản sao tất cả, kể cả khi bên dịch vụ giữ bản gốc.
Đối chiếu tổng chi thực tế với bảng ban đầu khi hồ sơ kết thúc. Việc này mất mười phút và nó cho bạn biết bảng báo giá ban đầu có sát không — thông tin hữu ích nếu sau này bạn hoặc người thân cần làm hồ sơ khác.
Khoản nào trong báo giá là thương lượng được?
Chỉ phí dịch vụ của đơn vị. Lệ phí nhà nước do quy định ấn định và không ai giảm được; chi phí bên thứ ba thì tối ưu bằng cách làm chứ không bằng mặc cả.
Làm sao biết lệ phí nhà nước trong báo giá là đúng?
Mức phí do cơ quan có thẩm quyền công bố — hỏi họ chỉ nguồn công bố hoặc tự hỏi cơ quan đó. Nếu con số cao hơn mức công bố thì phần chênh là phí dịch vụ và nên được ghi riêng.
Có khoản nào tôi tự làm được không?
Nhiều khoản ở nhóm bên thứ ba — xin giấy tờ ở địa phương nếu có người nhà, làm bản sao chứng thực. Hỏi rõ tự làm được gì và nếu tự làm thì phí dịch vụ điều chỉnh ra sao.
Cách đàm phán giá nào hiệu quả nhất?
Điều chỉnh phạm vi công việc thay vì xin giảm đơn thuần. "Nếu tôi tự làm phần này thì phí còn bao nhiêu" là câu đàm phán tốt hơn nhiều so với đề nghị bớt giá.
