Một báo giá tính phần công việc mà bên dịch vụ nhìn thấy. Phần bạn bỏ ra ngoài đó có khi lớn hơn — và gần như không đơn vị nào chủ động nhắc, đơn giản vì nó không thuộc về họ. Bài này liệt kê những khoản đó để bạn tự cộng vào.
Nhóm một: đi lại và có mặt
Khoản lớn nhất với người sống ở nước ngoài.
Số lần phải có mặt. Hỏi rõ ngay từ đầu: hồ sơ này đòi bạn có mặt mấy lần, ở đâu, và có việc nào uỷ quyền được không. Một lần bay thêm có thể lớn hơn cả phí dịch vụ.
Chi phí lưu trú và thời gian ở lại. Nếu phải chờ vài ngày giữa hai cuộc hẹn thì đó là chi phí thật.
Đi lại trong nước. Nhiều thủ tục làm ở nơi có hồ sơ gốc, không phải nơi bạn hạ cánh.
Người đi cùng. Nếu hồ sơ có vợ chồng hoặc con thì nhân lên theo đầu người, và mỗi người có thể có lịch riêng.
Nhóm hai: giấy tờ bạn phải tự lo
Nhóm hay bị đánh giá thấp nhất.
Xin lại giấy tờ hộ tịch ở Việt Nam — bản sao khai sinh, xác nhận cư trú, trích lục. Mỗi loại có phí riêng và thường phải xin nhiều bản.
Hợp pháp hoá và dịch thuật cho giấy tờ mang qua biên giới. Tính theo số tài liệu, và số tài liệu thường nhiều hơn dự kiến.
Chi phí nhờ người ở Việt Nam đi làm thay — đi lại của họ, thời gian của họ, và đôi khi là phí uỷ quyền.
Giấy tờ có hạn. Nếu hồ sơ kéo dài, một số giấy phải xin lại vì đã quá hạn kể từ ngày cấp. Đây là khoản lặp lại và là lý do nên hỏi trước: giấy nào có hạn, hạn bao lâu, nên xin vào lúc nào.
Nhóm ba: tiền tệ và chuyển tiền
Nhóm nhỏ từng khoản nhưng cộng lại đáng kể với hồ sơ xuyên biên giới.
Phí chuyển tiền quốc tế, cả phía gửi lẫn phía nhận.
Chênh lệch tỷ giá. Nếu báo giá bằng một loại tiền mà bạn trả bằng loại khác, tỷ giá mà ngân hàng áp có thể khác đáng kể so với tỷ giá bạn tra được.
Biến động theo thời gian. Hồ sơ kéo dài nhiều tháng thì tổng số tiền quy đổi lúc cuối có thể khác lúc đầu.
Cách giảm: hỏi bên kia có nhận loại tiền nào, gộp các lần chuyển thay vì chuyển lẻ nhiều lần, và ghi rõ trong hợp đồng tỷ giá áp dụng theo nguyên tắc nào nếu có quy đổi.
Nhóm bốn: thời gian của chính bạn
Khoản không ai tính nhưng ai cũng phải trả.
Ngày nghỉ để đi làm thủ tục. Với người làm công, đây là chi phí thật.
Thời gian gom giấy tờ và trao đổi. Một hồ sơ kéo dài nhiều tháng ngốn nhiều buổi tối hơn người ta tưởng.
Và chi phí của việc làm lại. Nếu hồ sơ bị từ chối và phải nộp lại, phần lớn các khoản trong cả bốn nhóm lặp lại — trong khi phí dịch vụ có khi được miễn theo điều khoản hoàn phí. Đây là lý do bài về hoàn phí ở chuyên mục hợp đồng khuyên hỏi kỹ: "nếu nộp lại, khoản nào phải trả lại từ đầu?"
Cách cộng vào ngân sách
Ba việc, làm cùng lúc với việc lập bảng khoản mục.
Hỏi bên dịch vụ ước tính giúp nhóm hai. Họ biết rõ hồ sơ cần những giấy gì, nên họ ước tính được dù khoản đó không thuộc báo giá của họ. Câu hỏi: "Ngoài phí của bên mình, em cần chuẩn bị khoảng bao nhiêu cho giấy tờ và các chi phí khác?"
Tự ước tính nhóm một và nhóm bốn, vì chỉ bạn biết hoàn cảnh của mình.
Cộng một khoản dự phòng. Bài cuối của chuyên mục nói về mức dự phòng hợp lý và cách lập bảng ngân sách tổng.
Một đơn vị sẵn sàng ước tính giúp bạn phần không thuộc túi họ là một dấu hiệu tốt — nó cho thấy họ nhìn việc từ phía bạn.
Ngoài phí dịch vụ tôi còn phải chi những gì?
Bốn nhóm: đi lại và có mặt, giấy tờ tự lo (xin lại hộ tịch, hợp pháp hoá, dịch thuật), tiền tệ và phí chuyển tiền, và thời gian của chính bạn — trong đó nhóm đi lại thường lớn nhất với người ở nước ngoài.
Khoản nào hay bị đánh giá thấp nhất?
Giấy tờ phải tự lo. Xin lại giấy tờ hộ tịch ở Việt Nam, hợp pháp hoá và dịch thuật, chi phí nhờ người nhà đi làm thay — và giấy có hạn thì phải xin lại nếu hồ sơ kéo dài.
Chi phí tiền tệ đáng kể không?
Với hồ sơ xuyên biên giới thì có: phí chuyển tiền cả hai phía, chênh lệch tỷ giá ngân hàng áp so với tỷ giá tra được, và biến động khi hồ sơ kéo dài nhiều tháng. Nên gộp các lần chuyển và ghi rõ nguyên tắc quy đổi trong hợp đồng.
Hỏi ai để ước tính các khoản này?
Hỏi chính bên dịch vụ ước tính giúp phần giấy tờ — họ biết hồ sơ cần gì nên ước tính được, và việc họ sẵn sàng ước tính phần không thuộc túi họ là một dấu hiệu tốt.
