Nhiều điều quan trọng nhất trong một thương vụ dịch vụ được nói trong lúc trao đổi — qua điện thoại, qua tin nhắn, trong buổi gặp — chứ không nằm trong hợp đồng. Việc chuyển chúng lên giấy không phải trách nhiệm của bên kia. Đó là việc của bạn, và nó dễ hơn nhiều so với vẻ ngoài.
Điều khoản khiến mọi lời hứa trước đó biến mất
Đây là điều khoản cần biết trước khi làm bất cứ gì khác.
Nhiều hợp đồng có một câu đại ý: hợp đồng này là toàn bộ thoả thuận giữa hai bên, thay thế mọi trao đổi, cam kết và thoả thuận trước đó.
Câu này hợp lý và phổ biến — nó tránh tranh cãi về những gì ai đó nhớ là đã nói. Nhưng hệ quả với bạn rất cụ thể: mọi lời hứa trong quá trình tư vấn, nếu không có trong hợp đồng, coi như không tồn tại.
Vì vậy quy tắc đơn giản: điều gì quan trọng với quyết định của bạn thì phải nằm trong hợp đồng hoặc phụ lục. Không phải vì bên kia có ý xấu, mà vì người tư vấn có thể nghỉ việc, trí nhớ có thể khác nhau, và tin nhắn có thể bị xoá.
Ba cách đưa lời hứa lên giấy
Xếp từ mạnh tới yếu.
Đưa thẳng vào hợp đồng. Mạnh nhất. Với những điểm quyết định — phạm vi, giá, hoàn phí, thời hạn — nên làm cách này.
Lập phụ lục ký kèm. Gần như tương đương nếu được ký đúng cách và có dẫn chiếu tới hợp đồng chính. Đây là cách dễ được chấp nhận nhất khi bên kia dùng hợp đồng mẫu và ngại sửa.
Thư xác nhận sau trao đổi. Yếu hơn nhưng vẫn có giá trị, và rất dễ làm. Sau mỗi cuộc gọi quan trọng, gửi một thư điện tử ngắn: "Xác nhận lại nội dung ta vừa trao đổi: ... Nếu có điểm nào chưa đúng, nhờ anh chị phản hồi."
Cách thứ ba đặc biệt hữu ích vì nó không đòi hỏi bên kia làm gì cả — nhưng nó tạo ra một bản ghi có ngày tháng mà sau này rất khó phủ nhận.
Tin nhắn có giá trị không
Câu hỏi thực tế nhất, vì phần lớn trao đổi ngày nay diễn ra qua tin nhắn.
Tin nhắn là bằng chứng, nhưng là bằng chứng yếu và dễ mất. Tài khoản có thể bị xoá, tin nhắn có thể bị thu hồi, và ứng dụng có thể không cho xuất dữ liệu.
Bốn việc nên làm:
Chụp màn hình những trao đổi quan trọng, có hiển thị ngày giờ và tên người gửi, lưu ra ngoài ứng dụng.
Chuyển nội dung quan trọng sang thư điện tử. Một dòng "em xác nhận lại qua thư cho anh chị tiện lưu" là bình thường và không ai phật ý.
Đừng thoả thuận điều lớn qua cuộc gọi thoại. Nếu có thì gửi thư xác nhận ngay sau đó.
Giữ cùng một kênh. Trao đổi rải rác trên ba ứng dụng khác nhau là cách chắc chắn để mất dấu vết khi cần.
Bốn lời hứa hay được nói mà hay không có trên giấy
Đây là những điểm cụ thể nên kiểm khi so hợp đồng với những gì đã nghe.
"Có gì bên em hỗ trợ tới cùng." Tới cùng là tới đâu — tới khi có kết quả, hay tới khi nộp xong? Nếu điều này quan trọng với bạn thì nó phải thành một dòng trong phạm vi công việc.
"Trường hợp anh chị thì gần như chắc chắn." Một nhận định về khả năng thành công là ý kiến, không phải cam kết — và như chuyên mục dấu hiệu nên dừng của site này nói, không đơn vị nào quyết định được kết quả. Nếu nhận định đó là lý do bạn ký, hãy hỏi: điều gì xảy ra nếu nó không đúng, và câu trả lời nằm ở điều khoản nào?
"Phí đó là trọn gói, không phát sinh gì nữa." Đây là điểm nên ghi thành câu trong hợp đồng, kèm danh mục các khoản đã bao gồm — bài về phí và thanh toán của site này nói vì sao.
"Khoảng ba tháng là xong." Hỏi rõ ba tháng đó là phần việc của bên cung cấp hay cả thời gian cơ quan nhà nước xét, rồi ghi phần họ kiểm soát được thành mốc.
Điểm chung của bốn câu: chúng đều thành thật và đều có thể đúng. Việc đưa lên giấy không phải để nghi ngờ ai, mà để cả hai bên hiểu giống nhau về điều đã hứa.
Dùng phụ lục cho đúng
Phụ lục là công cụ hữu ích nhất trong bài này, nhưng phải làm đúng ba điểm.
Dẫn chiếu rõ tới hợp đồng chính — số hợp đồng, ngày ký, tên hai bên.
Ghi rõ phụ lục bổ sung hay thay thế điều khoản nào. Không ghi thì khi có mâu thuẫn sẽ tranh cãi bản nào thắng.
Ký bởi cùng người có thẩm quyền đã ký hợp đồng chính, hoặc người được uỷ quyền hợp lệ. Phụ lục ký bởi nhân viên tư vấn thường không có giá trị như bạn tưởng.
Và một lời khuyên thực tế: đừng ngại đề nghị phụ lục. Đây là việc hằng ngày trong kinh doanh, và đơn vị nào coi việc bạn muốn ghi rõ thoả thuận là dấu hiệu thiếu tin tưởng thì chính phản ứng đó đã là thông tin cho bạn.
Lời hứa trong lúc tư vấn có giá trị không?
Thường là không, nếu hợp đồng có điều khoản nói rằng nó là toàn bộ thoả thuận và thay thế mọi trao đổi trước đó — điều khoản này rất phổ biến. Điều gì quan trọng thì phải nằm trong hợp đồng hoặc phụ lục.
Cách dễ nhất để ghi lại thoả thuận là gì?
Gửi một thư điện tử ngắn sau mỗi cuộc trao đổi quan trọng, xác nhận lại nội dung và mời phản hồi nếu có điểm chưa đúng. Cách này không đòi hỏi bên kia làm gì nhưng tạo ra bản ghi có ngày tháng.
Tin nhắn có dùng làm bằng chứng được không?
Được nhưng yếu và dễ mất — tài khoản có thể bị xoá, tin nhắn có thể bị thu hồi. Nên chụp màn hình có ngày giờ lưu ra ngoài ứng dụng, và chuyển nội dung quan trọng sang thư điện tử.
Phụ lục cần có gì để có giá trị?
Dẫn chiếu rõ tới hợp đồng chính (số, ngày ký, tên hai bên), ghi rõ nó bổ sung hay thay thế điều khoản nào, và được ký bởi chính người có thẩm quyền đã ký hợp đồng chính.
