Khi công việc được chia giữa bạn và bên dịch vụ, mọi tranh cãi về sau đều nằm ở ranh giới — việc này thuộc phần ai. Vẽ ranh giới đó là việc của hợp đồng, và làm việc này mất khoảng ba mươi phút cho một hồ sơ.
Bảng ba cột
Công cụ đơn giản nhất và đủ cho phần lớn hồ sơ.
Cột một — việc. Lấy từ danh mục việc đã lập ở bài trước, mỗi việc một dòng.
Cột hai — ai làm. Bạn, bên cung cấp, hoặc bên thứ ba do ai thuê.
Cột ba — đầu ra và thời hạn. Làm xong thì có gì, và trong bao lâu kể từ khi nào.
Bảng này đưa vào hợp đồng hoặc thành phụ lục ký kèm. Nếu bên kia dùng hợp đồng mẫu và ngại sửa, phụ lục là cách được chấp nhận nhất — chuyên mục đọc hợp đồng của site này nói cách làm phụ lục cho có giá trị.
Bốn vùng xám hay gặp
Đây là những chỗ mà cả hai bên đều tưởng bên kia lo.
Xin giấy tờ ở Việt Nam. Ai đi, ai trả chi phí, ai chịu nếu giấy không xin được. Ghi rõ.
Dịch thuật. Ai chọn đơn vị dịch, ai kiểm bản dịch, ai chịu nếu dịch sai. Phần kiểm bản dịch hay bị bỏ trống nhất.
Theo dõi hạn. Ai có trách nhiệm nhớ các hạn và nhắc bên kia. Nên ghi là cả hai, nhưng bên cung cấp có nghĩa vụ thông báo khi nhận văn bản.
Liên hệ với cơ quan nhà nước. Ai là đầu mối, và bạn có được liên hệ trực tiếp không. Điều này nên rõ từ đầu để không có hai tiếng nói tới cùng một nơi.
Ba điều khoản về phối hợp
Chia việc thì phải có quy tắc phối hợp, nếu không chia việc lại tạo ra vấn đề mới.
Nghĩa vụ thông báo hai chiều. Mỗi bên báo cho bên kia khi hoàn thành phần của mình, và khi gặp trở ngại.
Điều khoản khi một bên chậm. Nếu bạn chậm giao giấy tờ thì mốc của họ lùi tương ứng, và ngược lại. Điều khoản đối xứng này công bằng và nó ngăn việc đổ lỗi lòng vòng.
Điều khoản cho việc phát sinh ngoài bảng. Việc mới thuộc phần ai, và nếu thuộc bên cung cấp thì tính phí thế nào — phải được thoả thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
Khi bên kia không muốn ghi bảng
Tình huống thực tế, và có vài cách xử lý.
Nghe lý do. Lý do chính đáng thường là: quy trình linh hoạt, mỗi hồ sơ mỗi khác, hoặc hợp đồng mẫu của họ không có chỗ cho bảng.
Đề nghị phụ lục thay vì sửa hợp đồng. Đây là cách được chấp nhận nhiều nhất.
Nếu vẫn không được, tự lập bảng rồi gửi thư xác nhận. "Em hiểu là phần bên mình gồm A, B, C; phần em làm gồm D, E. Nhờ anh chị xác nhận hoặc điều chỉnh." Yếu hơn phụ lục nhưng hơn hẳn không có gì, và nó rất dễ trả lời.
Và ghi nhận phản ứng của họ. Đơn vị làm việc có hệ thống thường đã có sẵn bảng phân công dạng này cho nội bộ — việc chia sẻ nó với bạn không tốn gì của họ.
Ba câu kiểm tra bảng đã đủ chưa
Đọc lại bảng và tự hỏi.
"Có việc nào trong hồ sơ mà không có trong bảng không?" Đối chiếu với danh mục việc đầy đủ. Việc không có trong bảng là việc sẽ thuộc về bạn khi nó phát sinh.
"Với mỗi dòng, tôi biết chắc ai làm không?" Nếu có dòng nào bạn phải nghĩ hai giây thì dòng đó chưa rõ.
"Nếu việc này chậm, tôi biết hỏi ai không?" Câu này kiểm tra cột hai có thật sự dùng được không.
Ba điều khép lại chuyên mục và site
Chia việc rõ ràng làm quan hệ tốt hơn, không phải xấu đi. Phần lớn bất đồng giữa khách và bên dịch vụ không phải do ai có ý xấu mà do hai bên hiểu khác nhau về ranh giới. Một bảng ba cột xoá phần lớn nguyên nhân đó.
Việc của bạn không bao giờ về không. Dù thuê trọn gói, bạn vẫn phải cung cấp thông tin đúng, đọc hồ sơ, ký, và ra quyết định. Một dịch vụ tốt làm phần đó nhẹ đi chứ không xoá nó.
Và điều xuyên suốt cả site này: giữ được tài liệu, hiểu được hồ sơ của mình, và đưa được mọi thoả thuận lên giấy — ba việc đó không tốn tiền, không cần chuyên môn, và chúng bảo vệ bạn nhiều hơn bất kỳ điều khoản nào khác.
Ghi phần chia công việc vào hợp đồng thế nào?
Một bảng ba cột: việc, ai làm, và đầu ra kèm thời hạn. Đưa vào hợp đồng hoặc thành phụ lục ký kèm nếu bên kia dùng hợp đồng mẫu và ngại sửa.
Những vùng xám nào hay gặp?
Xin giấy tờ ở Việt Nam (ai đi, ai trả, ai chịu nếu không xin được), dịch thuật (ai kiểm bản dịch), theo dõi hạn (ai nhắc), và liên hệ với cơ quan nhà nước (ai là đầu mối).
Chia việc thì cần điều khoản gì kèm theo?
Nghĩa vụ thông báo hai chiều khi hoàn thành phần của mình hoặc gặp trở ngại; điều khoản đối xứng khi một bên chậm thì mốc của bên kia lùi tương ứng; và quy tắc cho việc phát sinh ngoài bảng.
Làm sao biết bảng đã đủ chưa?
Ba câu: có việc nào trong hồ sơ mà không có trong bảng không; với mỗi dòng tôi biết chắc ai làm không; và nếu việc này chậm thì tôi biết hỏi ai không.
